רגע לפני שמתחילים להכין תוכנית עבודה לעסק בואו נוודא שהאסטרטגיה שלנו ברורה. אז הנה אני עושה לכם סדר במונח הזה שמשתמשים בו כל כך הרבה ולא תמיד בצדק..
אסטרטגיה במובן הכי פשוט היא הדרך להגיע מנקודה א' לנקודה ב' . במובן היותר מופשט היא השיטה האופטימלית להגיע ממצב קיים למצב עתידי רצוי. תזכרו רגע את המילה "אופטימלי" – כי זה שורש העניין ואגיע אליו בהמשך.
התהליך האסטרטגי עוסק למעשה ב-3 הנקודות
הללו:
א – המצב הקיים
ב – המצב העתידי הרצוי
ג – השיטה להגיע מנקודה א' לנקודה ב'
לא במקרה, נעשה שימוש רב במילה "אסטרטגי" והסיבה היא שהקונוטציה העולה ממנה היא "חוכמה", ולא במקרה – האסטרטגיה היא תוצר של חשיבה וניתוח מעמיק של כל אחת מהנקודות – מצב קיים, מצב רצוי והשיטה לגשר ביניהם. עכשיו, איך מגבשים אסטרטגיה לעסק?
1. השלב הראשון הוא לתכנן את המציאות שאתם רוצים בעתיד לעסק ולעצמכם כמנהלי העסק.
למה לא רק לעסק? כי כעצמאים או מנהלי עסק קטן – יחסי הגומלין ביננו לעסק כמשפיעים ומושפעים היא אדירה. למשל בעלת עסק ליוגה, שהיא במקרה גם אמא לשני ילדים ביסודי (ורוצה לבלות איתם אחר הצהריים) – תצטרך לכוון למציאות עסקית שבה הדרכת היוגה מתבצעת בשעות הבוקר, בערב או על ידי מדריך אחר אחר הצהריים או דרך מוצר דיגיטלי שלא מוגבל ביום או שעה.
אני אוהבת לקרוא לזה "מצפן" כי ברגע שהמציאות העתידית הרצויה ברורה לנו, היא משמשת אותנו כמצפן שמכוון אותנו בתכנון ובפעילויות היומיומיות בעסק.
מה כדאי לקחת בחשבון כאן?
-
בהיבט העסק – אלו מוצרים ושירותים נציע, באיזו דרך, למי, גודל העסק, מחזור ההכנסות והרווח, איפה הוא יהיה ממוקם וכדומה.
-
בהיבט האישי-עסקי – במה אנחנו אוהבים לעסוק, עם מי, כמה שעות עבודה ביום, בשבוע, כמה כסף אנחנו צריכים, איפה כיף לנו לעבוד וכדומה.
-
בהיבט האישי – הערכים שחשובים לנו, סדרי העדיפויות בחיים שלנו כרגע, התשוקות והרצונות שלנו. חשוב לוודא שהעסק נותן מענה למאפיינים ולצרכים האישיים שלנו מ-2 סיבות: הראשונה – איכות החיים שלנו. ככל שתהיה הלימה גבוה יותר בין מודל הפעילות העסקי לבין הצרכים האישיים שלנו, כך ההנאה והסיפוק שלנו לאורך זמן ישמרו. הסיבה השניה היא שבייחוד בעסק קטן, בעל העסק הוא המנוע המרכזי של העסק. ככל שהמוטיבציה גבוהה יותר, כך העשייה, התפוקות והתוצאות טובות יותר.
לאחר שדייקנו לעצמנו לאן אנחנו רוצים להגיע בעוד שנה, שנתיים מהיום, נעבור לשלב השני שיעזור לנו להבין את גודל הפער בין המצב הקיים למצב הרצוי.
2. השלב השני הוא להבין היטב את המצב הקיים
הסיבה שאני שמה דגש על "להבין היטב" היא שלא מספיק להעריך באופן כללי את העסק – כמה הכנסות, רווח, לקוחות. הערכה כללית אינה מספקת תובנות מעמיקות וחשובות שיעזרו לנו בהמשך לגבש את האסטרטגיה. למשל, אם בעסק המוכר תכשיטים, מחזור ההכנסות החודשי הוא 20,000, הרווח 7,000 והמוצרים שנמכרים הכי הרבה הם צמידים בעבודת יד, אני עשויה להניח שאם רק אכפיל את היקף המכירות של מוצר זה, אכפיל את הרווח. אבל אפספס תובנה חשובה מאד – בעלת העסק משקיעה הכי הרבה זמן בייצור יח' מוצר כזו, ולמעשה זה מוצר פחות רווחי ממוצרים אחרים. הכפלת הייצור תצריך עובדת נוספת ואז הרווחיות תרד משמעותית.
חוץ מלבדוק את העסק ואת עצמנו כבעלי העסק, חשוב בנקודה זו להבין גם מה קורה בסביבתו של העסק שמשפיעה באופן ישיר על הצלחתו. בשנתיים האחרונות בגלל הקורונה, הרבה צרכנים החלו לצרוך תכנים ומוצרים און ליין, חנויות נשארו סגורות זמן רב, היכולות הכלכליות של משקי הבית נפגעו בחלקם. מבחינה רפואית יש תחושת חשש מהדבקות, התמודדות עם החלמה מקורונה ועם תופעות לוואי של חיסונים. בקיצור – כל עסק והענף והשוק הרלוונטי לו צריך לדעת מה השתנה בצרכים של הלקוחות ומאפייני השוק כדי שיוכל להתאים את העסק שלו באופן הטוב יותר.
מה נבדוק בעסק ?
-
ביצועים כלכליים – הכנסות ורווח לפי סוגי מוצרים, ערוצים. רווחיות של מוצרים ושירותים, עלויות, התפתחות לאורך השנה או במועדים מסויימים.
-
תובנות שיווקיות – איזה קמפיינים עבדו בשנה האחרונה, כמה השקענו והאם השתלם בסופו של דבר, באיזה ערוצי שיווק אנחנו הכי חזקים, מאיפה מגיעים הלקוחות, אלו צרכים עלו מהלקוחות השנה, ממה הם מרוצים, ממה פחות.
-
בסיס הלקוחות – זה חלק מהשיווק אבל בגלל שזה הנכס המרכזי בעסק הוא קיבל סעיף נפרד. חשוב לבדוק מי הלקוחות האסטרטגיים שלכם – אלו שהערך הכלכלי השנתי מהם הכי גבוה? אלו שכל הזמן מפרגנים ומביאים לכם לקוחות חדשים? אלו שכיף לכם לעבוד איתם.
-
תשתיות – האם התשתיות הקיימות תומכות במודל הפעילות של העסק? הכוונה כאן לתשתיות מסוגים שונים: החל מציוד עבודה, דרך משרד, מחשב, מערכות מידע ועד לתשתית דיגיטלית .
-
תהליכי עבודה – האם אתם עובדים ביעילות? איך ניתן לשפר את התהליכים בעסק בין אם בייצור, שיווק או תהליכים בין עובדים, אלו תהליכים ניתן להעביר לאוטומציה?
-
ניהול – האם העסק התפתח בשנה האחרונה כמו שתכננתם? האם תכננתם? עד כמה פעילות העסק יזומה ועד כמה היא "מגיבה" בלבד להתרחשויות מחוצה לו? יש לכם תוכנית עבודה? בקרה כספית על הכנסות והוצאות חודשיות? האם יש לעובדים שלכם יעדים ברורים?
-
ספקים וחומרי גלם – בצעו השוואה בין ספקים ועלויות חומרי גלם, האם אפשר להוריד מעט מחירים? אולי כדאי להחליף ספק.
מה נבדוק עם עצמנו בעסק? הנה כמה דוגמאות:
-
התלהבות – עדיין מתלהבים לקום בבוקר ולעבוד? או שיש הרגשה של שחיקה?
-
עומס – האם מגוון המשימות סביר ומאוזן או שגולש לשעות עם המשפחה, על חשבון זמן ספורט, סופש
-
סיפוק מקצועי – האם אתם נהנים ממה שאתם עושים? יש עיסוקים שאת מעדיפים "להוציא" למיקור חוץ?
-
כיף – כיף לכם לעבוד עם מי שאתם עובדים? לקוחות/ עובדים/שותפים?
-
הכנסה ורווח – האם בסופו של דבר אתם מרוויחים כמה שאתם צריכים? יותר/פחות ממה שאתם מצפים?
בסביבה הקרובה "סביבת המיקרו" נבדוק למשל –
-
שוק הלקוחות – מה השתנה במאפיינים ובצרכים של הלקוחות? האם נוצרו נישות חדשות רלוונטיות? האם השתנה כושר הצריכה? ערוץ הרכישה? האם נוצרו אתגרים ובעיות חדשות שצריך לתת להם מענה?
-
הענף – האם צצו עסקים/מתחרים חדשים? האם יש חידושים/שינויים בענף? האם השתנה כושר המיקוח של ספקים? האם רמת הסיכון השתנתה?
-
רמות המחירים – האם חל שינוי ברמת המחירים בענף? האם המחיר שלך גבוה/נמוך?
-
שינויים לוקליים – אם העסק פועל לוקלית, האם חל שינוי בסביבה הקרובה? חנות עם מוצרים משלימים שקמה ליד? או חנות דומה בהמשך הרחוב?
בסביבה ה"רחוקה" מאקרו נבדוק כמה תחומים לפי מודל PESTEL
המודל כולל 6 תחומים המיוצגים בראשי התיבות של המילה, שמשפיעים על העסק כיום ובעתיד.
-
פוליטי – שינויים בסביבה הפוליטית והשפעתם על הענף/הלקוחות/העסק
-
כלכלי – השפעת המצב הכלכלי ומגמות בהמש
-
חברתי – שינויים חברתיים
-
טכנולוגי – מגמות טכנולוגיות
-
אקולוגי – השפעות אקולוגיות
-
רגולציה – שינויים בחקיקה והשפעתם על העסק
בסיכומו של שלב זה נסכם את כלל התובנות לקראת החלטה על הדרך – האסטרטגיה של העסק בהמשך.
אחד הכלים הנפוצים והמוכרים לגיבוש תובנות כאלו הוא מודל SWOT.
ראשי התיבות של המודל מייצגות 4 מימדים של תובנות לשלב הניתוח של העסק וניתוח סביבתו.
Strength – חוזקות
Weaknesses – חולשות
Opportunities – הזדמנות
Threats – איומים
כאשר החוזקות והחולשות מתייחסות ל"ניתוח הפנימי" – כלומר לתובנות לגבי העסק.
הזדמנויות ואיומים מתייחסות ל"ניתוח החיצוני" – הסביבה של העסק – הקרובה והרחוקה.
אני ממליצה להכין טבלה עם 4 סוגי התובנות, זה מאד ישמש אתכם בהמשך התהליך.
3. השלב השלישי בתהליך הוא גיבוש האסטרטגיה – הדרך מהמצב הקיים למצב הרצוי.
הצעד הראשון הוא לזהות את הפערים המרכזיים בין המצב הרצוי למצב הקיים. הפער יכול להיות במגוון תחומים – לא רק כלכלי, אלא גם פער בתשתיות, בתחום חסר בעסק, פער ביכולות השיווקיות, פער בין החיים הרגועים שאנחנו רוצים לעצמנו למה שקורה איתנו בפועל..
הצעד השני – ולאחר שהבנו את הפערים המרכזיים, נתחיל לגבש רעיונות / מהלכים ל"סגירת הפערים".
זה יכול להיות פיתוח קו מוצרים חדש, פיתוח תשתית של מערכת מידע לניהול מלאי, מיתוג מחדש, פיתוח ערוץ מכירה דיגיטלי ועוד.
2 טיפים חשובים לבחירת האסטרטגיה המתאימה לעסק:
טיפ 1 – שימו לב לסביבה! זוכרים שבשלב השני גם למדנו מה ההזדמנויות והאיומים/סיכונים בסביבה העסקית שלנו? אז חשוב מאד לקחת אותם בחשבון כשמגבשים אסטרטגיה. חלק מההזדמנויות שגילינו יכולים לעזור בגיבוש האסטרטגיה אבל – לא כל הזדמנות שגילינו באמת רלוונטית לגשר על הפער בין הקיים לרצוי, זו יכולה אגב להיות הזדמנות מצויינת אבל המימוש שלה עשוי לקחת אותנו למקום שונה ממה שרצינו. בנוסף, צריך לזכור תמיד את הסיכונים בסביבה העסקית ולהתחשב בהם כשמגבשים אסטרטגיה.
טיפ 2 – הלימה למודל העסקי! צריך תמיד לוודא שהמהלכים שמתגבשים יהיו בהלימה למודל העסקי. כלומר – צריך לזכור מי קהל היעד, מה הצרכים שלו ואיפה הוא צורך מידע וקונה ולוודא שהערוצים והמוצרים שנחליט לפתח אכן מכוונים ופונים אליו ולא לקהל יעד אחר לגמרי. במידה והחלטנו לפנות לקהל יעד שונה – יש לכך משמעויות שיווקיות וכלכליות – בייחוד אם מדובר בעסק ותיק עם בסיס לקוחות רחב.
רק לאחר גיבוש האסטרטגיה אפשר לשבת לכתוב תוכנית עבודה כדי לוודא שהרעיונות היפים לא יישארו על הנייר אלא יהפכו לצעדים ופעולות הלכה למעשה על פני חודשי השנה.
